Novi sistem upravljanja zadacima na mobilnom uređaju

JYSK Nordic uvodi novi sistem upravljanja zadacima (Task Management System) da bi rad u prodavnicama bio jednostavniji i da bi se važne informacije prikupile na jednom mestu.

Kao prva zemlja u okviru JYSK Nordic grupe, Norveška prelazi na novi kombinovani sistem upravljanja zadacima i internu mrežu u junu 2017. godine. Ime novog sistema je MYJYSK i on će zameniti trenutnu internu mrežu JYSKnet. 

Danas postoji mnogo različitih kanala u JYSK-u preko kojih se prenose informacije i zadaci za prodavnice, a namena koju ima MYJYSK je jasna:

„Naša namera je da pomoću ovog novog sistema uklonimo nekoliko različitih platformi preko kojih dobijate informacije o zadacima kako bi se zaposlenima u JYSK-u olakšao rad. Cilj je da imamo samo jedan kanal za komunikaciju u vezi sa zadacima, a to je MYJYSK,“ kaže Ras Skov, Head of Retail Operation (šef operacija u maloprodaji) u JYSK-u.

Ovaj sistem je posebno osmišljen za pametne telefone koji se uvode u sve prodavnice i koji predstavljaju alatku za upravljanje velikim brojem različitih zadataka u JYSK prodavnicama. Istovremeno, MYJYSK omogućava pristup svim informacijama koje danas mogu da se nađu na JYSKnet-u. 

Obezbeđuje veliku transparentnost

Ovaj sistem neće služiti samo za optimizaciju komunikacije u vezi sa zadacima. MYJYSK bi trebalo i da ostatku organizacije obezbedi bolji pregled velikog broja različitih zadataka u prodavnicama.

Na primer, MYJYSK omogućava da se vidi koliko zadataka postoji u svakoj pojedinačnoj zemlji, od regionalnog nivoa do nivoa prodavnice. To znači da će moći da se uporedi količina zadataka od zemlje do zemlje da bi se videlo da li je radno opterećenje u prodavnicama preveliko.

„Implementacija MYJYSK sistema bi trebalo da vodi ka tome da se više zadataka završava, tako da ćemo imati još bolji izgled prodavnica i više vremena da pomognemo kupcima jer su informacije neposredno dostupne, a sigurni smo da će doći do svakog zaposlenog,“ kaže Ras Skov.

Brze povratne informacije

Za zaposlene u JYSK-u u glavnoj centrali (HO) kompanije i u centralama za zemlje ovaj sistem predstavlja ogromno poboljšanje jer obezbeđuje veliku transparentnost u vezi sa zadacima koji se komuniciraju prodavnicama. Zahvaljujući njemu će se lakše videti da li su zaposleni primili, razumeli i završili zadatke onako kako je predviđeno. Zaposleni mogu da prate zadatak u sistemu MYJYSK i da vide njegov status.

Cilj je da imamo samo jedan kanal za komunikaciju u vezi sa zadacima, a to je MYJYSK.“
- Ras Skov, Head of Retail Operation u JYSK-u.

„Danas je veoma teško dati i primiti povratne informacije o zadacima u vezi sa prodavnicama jer se prenose usmeno, na primer, zaposlenom na poziciji District Manager (regionalni menadžer). Iz tog razloga dosta vremena može proći pre nego što povratne informacije stignu do centrale, ako uopšte i stignu. U okviru sistema MYJYSK možete da date povratne informacije o zadacima istog trenutka i da budete sigurni da su stigle do odgovarajućeg primaoca,“ objašnjava Ras Skov.   

Stvoren za pametni telefon

Očekuje se da će se komunikacija u JYSK-u generalno ubrzati. Novi sistem je stvoren za to da se koristi na pametnim telefonima, pa će zaposleni u prodavnicama provoditi manje vremena pored računara. Sada mogu da završavaju i primaju zadatke preko mobilnih uređaja, bez obzira na to gde se nalaze u prodavnici.

„Sistem je veoma intuitivan i prilagođen korisniku. Zato očekujemo da će predstavljanje sistema MYJYSK kolegama i obuka za njega zahtevati minimalne napore,“ kaže Ras Skov, koji je već primio pozitivne povratne informacije od kolega u Norveškoj koje su počele da koriste ovaj sistem.     

Na duže staze, ovaj sistem ne samo da bi trebalo da predstavlja alatku za upravljanje zadacima u JYSK prodavnicama širom sveta, već i internu mrežu za celu kompaniju.

„Na taj način sakupljamo sve informacije od zaposlenih u istom sistemu, što će biti velika prednost,“ kaže Rune Jungberg Pedersen, Communications & CSR Director (direktor komunikacija i društveno odgovornog poslovanja) u JYSK-u.