Nowy system zarządza zadaniami na telefonach komórkowych

JYSK Nordic wprowadza nowy system zarządzania zadaniami - Task Management System - aby ułatwić pracę w sklepach i zebrać niezbędne informacje w jednym miejscu.

W czerwcu 2017 roku Norwegia, jako pierwszy kraj w JYSK Nordic, przeszła na nowy system, który łączy cechy systemu zarządzania zadaniami i wewnętrznej sieci intranet. Nowy system o nazwie MYJYSK zastąpi obecną sieć intranetową JYSKnet. 

W tej chwili JYSK korzysta z różnych kanałów komunikacji i przekazywania zadań dla sklepów, dlatego cel systemu MYJYSK jest jasny:

„Naszą ambicją w związku z nowym systemem jest wyeliminowanie kilku różnych platform informacyjnych, tak aby ułatwić życie pracownikom JYSK. Docelowo chcemy mieć tylko jeden kanał na potrzeby komunikacji dotyczącej zadań i tym kanałem będzie MYJYSK” — mówi Rass Skov, Head of Retail Operation w JYSK.

System został zaprojektowany specjalnie na smartfony, które są wprowadzane we wszystkich naszych sklepach jako narzędzie do zarządzania zadaniami w sklepach JYSK. Jednocześnie MYJYSK zapewnia dostęp do wszystkich informacji znajdujących się obecnie w naszej sieci JYSKnet. 

Znakomita transparentność

System MYJYSK nie tylko zoptymalizuje przepływ informacji o zadaniach, ale zapewni również lepszy wgląd innym komórkom organizacyjnym w rozmaite zadania w sklepach.

MYJYSK umożliwi, na przykład, sprawdzanie liczby zadań w poszczególnych krajach na każdym poziomie — od poziomu regionu do poziomu sklepu. Pozwoli to na porównywanie ilości zadań między krajami, aby zobaczyć, czy obciążenie pracą nie jest zbyt duże dla sklepów.

„Wdrożenie systemu MYJYSK powinno zapewnić realizację większej liczby zadań, a więc będziemy mieli jeszcze lepiej wyglądające sklepy i więcej czasu na pomoc klientom, ponieważ niezbędne informacje będą dostępne natychmiast i na pewno dotrą do każdego pracownika” — mówi Rass Skov.

Informacje zwrotne w ułamku sekundy

Nowy system będzie również ogromnym usprawnieniem dla pracowników JYSK w centrali i biurach administracji w innych krajach, ponieważ zapewnia znakomitą transparentność, jeśli chodzi o zadania przekazywane sklepom. Umożliwi lepszą kontrolę nad tym, czy zadania zostały otrzymane, zrozumiane i właściwie wykonane. W systemie MYJYSK pracownicy mogą śledzić każde zadanie i sprawdzać jego status.

Docelowo chcemy mieć tylko jeden kanał na potrzeby komunikacji dotyczącej zadań i tym kanałem będzie MYJYSK”.
— Rass Skov, Head of Retail Operation w JYSK.

„W tej chwili przekazywanie i odbieranie informacji zwrotnych dotyczących zadań w naszych sklepach jest bardzo trudne, i często są one zgłaszane ustnie, na przykład kierownikowi regionalnemu. Z tego powodu może minąć sporo czasu, zanim opinia trafi do administracji, o ile w ogóle do niej dotrze. W systemie MYJYSK można przekazać informacje zwrotne dotyczące zadania w ułamku sekundy i mieć pewność, że dotarły do właściwego adresata” — wyjaśnia Rass Skov.   

Przeznaczony na smartfony

Oczekuje się, że MYJYSK znacznie przyspieszy komunikację wewnątrz JYSK. Nowy system jest przeznaczony na smartfony, dzięki czemu pracownicy sklepu nie będą musieli spędzać czasu przed komputerem. Będą mogli "odhaczyć" wykonanie zadania na smartfonie z dowolnego miejsca w sklepie.

„System jest bardzo intuicyjny i przyjazny dla użytkownika. Dlatego spodziewamy się, że wprowadzenie systemu MYJYSK i szkolenie w zakresie jego obsługi będzie wymagało od pracowników minimalnej ilości czasu i wysiłku” — mówi Rass Skov, który otrzymał już pozytywne opinie od pracowników w Norwegii, od niedawna korzystających z systemu.     

W dalszej perspektywie system ma być nie tylko narzędziem do zarządzania zadaniami w sklepach JYSK na całym świecie, ale również pełnić funkcje sieci intranet całej firmy.

„W ten sposób wszystkie informacje dla pracowników będą zebrane i dostępne w jednym systemie, co jest wielką zaletą” — mówi Rune Jungberg Pedersen, Communications & CSR Director w JYSK.