Nieuw systeem beheert taken via mobiele telefoon

JYSK Nordic heeft een nieuw Task Management System ingevoerd om het werk in de winkels te vereenvoudigen en om alle belangrijke informatie op één plek te verzamelen.

Noorwegen stapt in juni 2017 als eerste in JYSK Nordic over op een nieuw gecombineerd Task Management System en intranet. Dit nieuwe systeem heet MYJYSK en gaat het huidige intranet, JYSKnet, vervangen. 

Tegenwoordig hebben we bij JYSK veel verschillende kanalen voor het communiceren van informatie en taken voor de winkels en het doel van MYJYSK is duidelijk:

"Met dit nieuwe systeem willen we de verschillende platformen waar informatie over taken wordt gegeven, samenvoegen om het werken bij JYSK te vereenvoudigen. Uiteindelijk willen we dat er één kanaal voor het communiceren van taken komt en dat is MYJYSK”, vertelt Rass Skov, Head of Retail Operation bij JYSK.

Het systeem is speciaal ontwikkeld voor gebruik op smartphones, die aan de medewerkers in alle winkels worden uitgedeeld, en het gaat fungeren als hulpmiddel voor het regelen van de verschillende taken in de JYSK-winkels. Daarnaast biedt MYJYSK toegang tot alle informatie die nu op JYSKnet staat. 

Meer transparantie

Het systeem gaat niet alleen de communicatie van taken optimaliseren. MYJYSK geeft straks ook een beter overzicht van de talloze taken in de winkels voor de rest van de organisatie.

Met MYJYSK wordt het bijvoorbeeld mogelijk om te zien hoeveel taken er per land aanwezig zijn – van regionaal niveau tot winkelniveau. Dat betekent dat de hoeveelheid taken per land kan worden vergeleken om te zien of de werkbelasting in de winkels niet te hoog is.

“Met de invoering van MYJYSK hopen we dat er meer taken worden voltooid, zodat onze winkels er mooier uitzien en er meer tijd is om onze klanten te helpen, doordat alle informatie gemakkelijk te vinden is en we zeker weten dat elke medewerker toegang tot deze informatie heeft", zegt Rass Skov.

Directe feedback

Het systeem zal ook voor JYSK-medewerkers op het hoofdkantoor en de nationale kantoren een enorme verbetering zijn, omdat het meer transparantie biedt over de taken die aan de winkels worden gecommuniceerd. We kunnen beter zien of de taken zijn ontvangen en begrepen, en of ze op de juiste manier worden voltooid. De medewerkers kunnen in MYJYSK taken volgen en de status van taken bekijken.

"Uiteindelijk willen we dat er één kanaal voor het communiceren van taken komt en dat is MYJYSK."
- Rass Skov, Head of Retail Operation bij JYSK.

"Het is momenteel erg lastig om feedback over taken voor onze winkels te geven en te krijgen, omdat dat nu mondeling gebeurt aan bijvoorbeeld een District Manager. Op die manier kan er veel tijd verstrijken voordat de feedback het hoofdkantoor bereikt, als het daar al komt. In MYJYSK kun je direct feedback over taken geven en weet je dat jouw feedback bij de juiste persoon terechtkomt”, legt Rass Skov uit.   

Speciaal voor de smartphone

We verwachten dat de communicatie binnen JYSK sneller gaat verlopen. Het nieuwe systeem is speciaal ontwikkeld voor gebruik op een smartphone, zodat medewerkers in de winkels geen tijd meer achter de computer hoeven door te brengen. Ze kunnen taken overal in de winkel op hun mobiele telefoon ontvangen en voltooien.

"Het systeem is zeer intuïtief en gebruiksvriendelijk. Daarom verwachten we voor onze collega's weinig problemen bij de introductie van en training in MYJYSK”, zegt Rass Skov. De collega's in Noorwegen, waar het systeem sinds kort wordt gebruikt, zijn er in elk geval positief over.     

Op de lange termijn is dit systeem niet alleen een hulpmiddel om taken in de JYSK-winkels wereldwijd te beheren, maar fungeert het ook als intranet voor het hele bedrijf.

“Zo kunnen we alle informatie voor de medewerkers in één systeem verzamelen en dat is vooral heel praktisch”, aldus Rune Jungberg Pedersen, Communications & CSR Director bij JYSK.