Nytt system för hantering av arbetsuppgifter på mobilen

JYSK Nordic inför nu ett nytt Task Management System som ska hjälpa till att hålla koll på arbetet i butikerna och samla ihop all nödvändig information på ett och samma ställe.

Som första land i JYSK Nordic övergår Norge i juni 2017 till ett nytt kombinerat Task Management System och intranät. Namnet på det kombinerade systemet är MYJYSK och det kommer att ersätta JYSKnet, dagens intranät.

JYSK använder i dag många olika kanaler för att sända ut information och uppdrag till butikerna, och huvudändamålet med MYJYSK är solklart:

– Vår ambition med detta nya system är att göra oss kvitt alla olika plattformar som JYSK använder för att dela information och uppdrag så att det blir enklare att jobba på JYSK. Målet är att vi bara ska ha en enda kommunikationskanal där man kan hitta information om vad som ska göras, och det ska vara MYJYSK, säger Rass Skov, Head of Retail Operation på JYSK.

Systemet är särskilt utvecklat för de smartphones som nu börjar dyka upp i alla butiker och som ska fungera som verktyg för att hantera allt som måste göras i JYSK-butikerna. Samtidigt ger MYJYSK tillgång till all information som i nuläget finns på JYSKnet.

Transparensen ökar

Men det är inte bara för att informera om arbetsuppgifter som systemet ska optimeras. MYJYSK ska dessutom ge hela organisationen bättre överblick över allt som ska göras i butikerna.

MYJYSK gör det bland annat möjligt att se hur många arbetsuppgifter som finns för varje enskilt land, hela vägen från regionsnivå till enskild butik. På så vis kan man jämföra antalet uppgifter från land till land och upptäcka om butikerna har för mycket att göra.

– Implementeringen av MYJYSK ska göra att vi klarar av fler arbetsuppgifter på ett mer effektivt sätt. Det ger oss snyggare butiker och mer tid till att ägna åt kunderna eftersom all information blir lättillgänglig och alla verkligen får ta del av den, säger Rass Skov.

Omedelbar feedback

För JYSK-medarbetare på huvudkontor och landskontor blir systemet en stor fördel eftersom det blir mycket enklare att se om de uppgifter som sänds ut till butikerna kommer fram, förstås och utförs som tänkt. I MYJYSK kan medarbetarna själva följa uppgiften och dess status.

Målet är att vi bara ska ha en enda kommunikationskanal där man kan hitta information om vad som ska göras, och det ska vara MYJYSK.
- Rass Skov, Head of Retail Operation på JYSK.

– I nuläget är det väldigt besvärligt att både ge och få feedback om butikerna och deras uppgifter eftersom all information överlämnas muntligen, till exempel till en District Manager. Det kan därför ta lång tid innan någon återkoppling når fram till huvudkontoret – om den nu gör det överhuvudtaget. Med MYJYSK kan man lägga in feedback om uppgifter på nolltid och vara säker på att den når rätt mottagare, förklarar Rass Skov. 

Gjort för smartphones

Förväntningen är att kommunikationen rent generellt ska gå snabbare inom JYSK. Det nya systemet är nämligen gjort för smartphones, och därigenom behöver medarbetarna i butikerna inte sitta så länge vid datorn. De kan nu ta emot arbetsuppgifter och lösa dem direkt på mobilen, oavsett var i butiken de befinner sig.

– Systemet är väldigt intuitivt och mycket användarvänligt. Det gör att vi tror att kollegorna inte behöver mer än en minimal introduktion och utbildning i MYJYSK, säger Rass Skov, som redan fått positiva rapporter från kollegorna i Norge som har börjat använda systemet.

På sikt ska systemet inte bara användas som verktyg för hantering av arbetsuppgifter i JYSK-butikerna världen runt, utan även fungera som ett intranät för hela verksamheten.

– Det innebär att vi har all information för alla medarbetare samlad i ett och samma system, vilket är en enorm fördel, säger Rune Jungberg Pedersen, Communications & CSR Director vid JYSK.