Nytt system styrer oppgaver på mobilen

JYSK Nordic introduserer nå et nytt Task Management System. Det skal hjelpe med å styre oppgaver i butikkene, og samle de nødvendige kunnskapene på ett sted.

I juni 2017 går Norge over til et nytt kombinert Task Management System og intranett, som det første landet i JYSK Nordic. Navnet er MYJYSK, og det vil erstatte det nåværende intranettet, JYSKnet.

I dag blir informasjon og oppgaver til JYSK-butikkene kommunisert via mange forskjellige kanaler, og hovedformålet med MYJYSK er klart.

”Vår ambisjon med det nye systemet er å avskaffe de mange plattformene man mottar informasjon om oppgaver på, slik at det blir lettere å være medarbeider i JYSK. Målet er at vi bare skal ha én kanal til kommunikasjon av oppgaver i JYSK, og det er MYJYSK”, sier Rass Skov, Head of Retail Operation i JYSK.

Systemet er spesielt utviklet for smarttelefonene som blir rullet ut til alle butikker, og skal være et verktøy for å styre de mange ulike oppgavene i JYSK-butikkene. Samtidig gir MYJYSK adgang til informasjonen som i dag finnes på JYSKnet.

Gir stor gjennomsiktighet

Men systemet skal ikke bare optimere kommunikasjonen av oppgaver. MYJYSK skal også gi hele organisasjonen bedre oversikt over de mange forskjellige oppgavene i butikkene.

MYJYSK gir blant annet mulighet for å se hvor mange oppgaver som ligger i hvert enkelt land, helt fra regionnivå til det enkelte butikknivå. Det gir mulighet for å sammenligne oppgavemengden fra land til land, og for å se om det er for stort arbeidspress i butikkene.

”Implementeringen av MYJYSK skal gjøre at flere oppgaver blir løst, slik vi får penere butikker og mer tid til å hjelpe kundene, fordi informasjonen er lett tilgjengelig og man er sikker på at den når fram til de enkelte medarbeiderne”, sier Rass Skov.

Tilbakemeldinger på et brøkdels sekund

For JYSK-medarbeiderne på hovedkontoret og landekontorene vil det være en stor gevinst, fordi det gir en stor gjennomsiktighet i forhold til om de oppgavene som kommuniseres til butikkene blir mottatt, forstått og løst etter hensikten. I MYJYSK kan medarbeiderne selv følge oppgaven og statusen på den.

"Målet er at vi i JYSK bare skal ha én kanal til kommunikasjon av oppgaver, og det er MYJYSK."
- Rass Skov, Head of Retail Operation hos JYSK.

”I dag er det tungvint å gi og motta tilbakemeldinger på oppgaver i forhold til butikkene våre, fordi de for eksempel blir overlevert muntlig til en District Manager. På den måten kan det gå lang tid før tilbakemeldingen når tilbake til hovedkontoret, hvis den overhodet gjør det. I MYJYSK kan man gi tilbakemeldinger på oppgaver på et brøkdels sekund, og være sikker på at beskjeden når riktig mottaker”, forklarer Rass Skov. 

Skapt for smarttelefoner

Forventningen er at kommunikasjonen generelt blir raskere i JYSK. Det nye systemet er nemlig laget for å brukes på smarttelefoner, og dermed unngår medarbeiderne i butikkene å kaste bort tid ved datamaskinen. Nå kan de løse og motta oppgaver på mobilen, uansett hvor de er i butikken.

”Systemet er svært intuitivt og meget brukervennlig. Derfor forventer vi å bruke bare et minimum av krefter på introduksjon og opplæring i MYJYSK til kollegene våre”, sier Rass Skov, som allerede har fått positive tilbakemeldinger fra kollegene som har tatt systemet i bruk i Norge.

På sikt skal systemet ikke bare være et verktøy for å styre oppgaver i JYSK-butikkene rundt i verden, men også fungere som et intranett for hele virksomheten.

”På den måten får vi samlet all informasjon for alle ansatte i det samme systemet, og det er en kjempefordel”, sier Rune Jungberg Pedersen, Communications & CSR Director i JYSK.