Winkels nemen afscheid van papier

Sinds MYJYSK in alle landen is geïntroduceerd, hebben alle winkels binnen JYSK Nordic de mogelijkheid gekregen om taken op hun mobiel af te handelen. Voor de winkel in de Deense stad Lemvig biedt dat meer overzicht en een betere opvolging en blijven medewerkers beter op de hoogte van zowel grote als kleine zaken.

Elke morgen loopt Store Manager Mike Olsen een rondje door de winkel in Lemvig om te controleren of alles in orde is voordat de eerste klanten arriveren. Hij doet dat al sinds hij vorig jaar verantwoordelijk werd voor de winkel, maar in februari van dit jaar is zijn ochtendroutine drastisch veranderd.

Er ontsnapt nog steeds geen enkel detail aan Mikes aandacht, maar de meeste werkzaamheden worden nu uitgevoerd via de mobiele telefoon en de tijd van geschreven notities is bijna voorbij in de winkel in Lemvig. Alle bevindingen tijdens de inspectie worden vastgelegd en vervolgens als taken doorgestuurd in MYJYSK. Dat maakt het een stuk eenvoudiger voor Mike en zijn collega's in de winkel.

"We hebben zo veel meer overzicht dan voorheen en het is nu ook veel eenvoudiger om taken op te volgen. In het verleden lagen er overal in het kantoor briefjes en soms wisten we niet zeker of een taak al was voltooid. Nu staat alles in de telefoon en kunnen we allemaal zien of een taak al is afgehandeld", zegt Mike.

Sales Leader Charlotte Vestergaard is het met hem eens:

"Het werkt heel goed als je het systeem eenmaal doorhebt", zegt ze, en ze geeft aan wat voor informatie ze nu op haar mobiel ontvangt.

"Gewoonlijk kijk ik 's ochtends vroeg, rond het middaguur en 's avonds op MYJYSK om te zien of er belangrijk nieuws is. Er is minstens één keer per dag nieuws van onze District Manager, en ik denk dat we nu over het algemeen meer informatie krijgen dan voorheen", zegt Charlotte.

Iedereen doet mee

In de winkel in Lemvig is het niet enkel de Store Manager of Sales Leader die taken in MYJYSK zet.

"Iedereen mag taken invoeren, omdat we als team werken", zegt Mike.

Area Responsible Zanne Olesen is een van de collega's die MYJYSK regelmatig gebruikt voor haar eigen taken.

"Ik gebruik MYJYSK om mijn taken bij te houden wanneer ik aan het werk ben als Area Responsible. Zo houd ik het overzicht. Ik gebruik het systeem ook om het Store Concept of de Space-handleidingen te raadplegen als ik ergens over twijfel", zegt Zanne.

Meer focus op de verkoop

Lemvig maakt steeds meer taken aan in MYJYSK.

"Dat is voor ons heel logisch. We voeren nu bijna alles hier in – ook routinetaken, zoals onze sluitingsroutines. Daardoor hebben nieuwe medewerkers ook veel sneller door hoe wij werken", aldus Mike.

Wanneer de medewerkers van de winkel 's ochtends bij elkaar komen voor "Customer First", zien ze duidelijk verschillen met vroeger.

"Er ligt nu veel meer nadruk op het verkoopaspect, omdat de taken op de mobiel staan en iedereen weet wat hij of zij moet doen. Daardoor kunnen we al onze energie nu richten op de verkoop en geweldige klantenservice", zegt Mike.

Hij ziet fantastische mogelijkheden als alle winkels MYJYSK net zo effectief gaan gebruiken als zijn eigen winkel.

"Lemvig is een relatief kleine winkel, maar wanneer ik naar onze resultaten kijk, geloof ik echt dat het enorme effecten kan hebben in de grote winkels."