Uusi järjestelmä hallitsee tehtäviä matkapuhelimella

JYSK Nordic ottaa käyttöön uuden tehtävien hallintajärjestelmän, joka yksinkertaistaa työtä myymälöissä ja kokoaa tärkeitä tietoja yhteen paikkaan.

Norja siirtyy ensimmäisenä JYSK Nordic -maana uuteen yhdistettyyn tehtävien hallintajärjestelmään ja intranetiin kesäkuussa 2017. Uuden järjestelmän nimi on MYJYSK, ja se korvaa nykyisen intranetin eli JYSKnetin. 

JYSKissä on monia erilaisia kanavia, joita käytetään myymälöiden tietoja ja tehtäviä koskevaan viestintään, ja MYJYSKin tarkoitus on selvä:

”Kunnianhimoinen tavoitteemme on tällä järjestelmällä poistaa ne useat ympäristöt, joiden kautta saadaan tietoja tehtävistä. Tämä helpottaa JYSKin työntekijänä olemista. Pyrimme siihen, että meillä on vain yksi kanava tehtäviä koskevaan viestintään, ja se on MYJYSK”, sanoo Rass Skov, JYSKin Head of Retail Operation.

Järjestelmä on erityisesti suunniteltu kaikissa myymälöissä käyttöön otettaviin älypuhelimiin, joissa sillä hallitaan monia erilaisia tehtäviä JYSK-myymälöissä. Samalla MYJYSK tarjoaa pääsyn kaikkiin JYSKnetissä nyt oleviin tietoihin. 

Tarjoaa suurta läpinäkyvyyttä

Järjestelmä ei vain optimoi tehtäviin liittyvään viestinnän. MYJYSKin tarkoitus on myös antaa parempi yleiskuva myymälän eri tehtävistä muulle organisaatiolle.

MYJYSKin avulla voidaan esimerkiksi nähdä, miten monta tehtävää on kussakin yksittäisessä maassa – alueelliselta tasolta myymälätasolle. Näin tehtävien määrää voidaan verrata maittain ja tarkistaa, onko työmäärä myymälöissä liian suuri.

"MYJYSKin käyttöönoton pitäisi johtaa siihen, että useammat tehtävät toteutuvat, jolloin saamme houkuttelevampia myymälöitä ja enemmän aikaa asiakkaiden auttamiseen, sillä tiedot ovat heti saatavissa ja saavuttavat varmasti jokaisen työntekijän", Rass Skov sanoo.

Palaute hetkessä

Järjestelmä merkitsee myös päätoimiston ja maatoimistojen JYSK-työntekijöille suurta parannusta, sillä se tarjoaa suurta läpinäkyvyyttä myymälöihin tiedotettujen tehtävien suhteen. Se antaa paremman tilaisuuden nähdä, onko tehtävät vastaanotettu, ymmärretty ja toteutettu tarkoitetulla tavalla. Työntekijät voivat MYJYSKin avulla seurata tehtävää ja nähdä sen tilan.

”Pyrimme siihen, että meillä on vain yksi kanava tehtäviä koskevaan viestintään, ja se on MYJYSK.”
- Rass Skov, JYSKin Head of Retail Operation.

”Tällä hetkellä on hyvin vaikeaa antaa ja saada palautetta myymälöihin liittyvistä tehtävistä, ja se annetaan usein suullisesti esimerkiksi District Managerille. Tällä tavalla voi kulua paljon aikaa, ennen kuin palaute päätyy päätoimistoon, jos se edes etenee sinne asti. MYJYSKissä voi antaa palautteen tehtävistä hetkessä ja varmistaa, että se menee oikealle vastaanottajalle”, Rass Skov selittää.   

Älypuhelimeen syntynyt

Odotuksena on, että viestinnän tahti tihenee yleisesti JYSKissä. Uusi järjestelmä syntyi älypuhelimeen, minkä ansiosta myymälän työntekijöiden ei enää tarvitse käyttää paljoa aikaa tietokoneella. He voivat nyt toteuttaa ja vastaanottaa tehtäviä matkapuhelimen avulla riippumatta siitä, missä he ovat myymälässä.

”Järjestelmä on hyvin intuitiivinen ja erittäin käyttäjäystävällinen. Siksi odotamme, että kollegojemme MYJYSKiin liittyvän esittelyn ja koulutuksen tarve jää minimaaliseksi”, sanoo Rass Skov. Hän on jo vastaanottanut myönteistä palautetta Norjan kollegoilta, jotka aloittivat järjestelmän käytön.     

Pitkällä tähtäimellä järjestelmää ei ole tarkoitettu vain JYSK-myymälöiden tehtävien hallintaan ympäri maailmaa, vaan myös koko yrityksen intranetiksi.

”Niin voimme kerätä työntekijöille kaikki tiedot samaan järjestelmään, mikä on suuri etu”, sanoo Rune Jungberg Pedersen, JYSKin Communications & CSR Director.