Novi sustav upravlja zadacima putem mobitela

JYSK Nordic uvodi novi Sustav za upravljanje zadacima radi pojednostavljenja rada u trgovinama i prikupljanja osnovnih informacija na jednom mjestu.

Norveška je prva država u kojoj JYSK Nordic prelazi na novi, kombinirani sustav upravljanja zadacima i intranet u lipnju 2017. Naziv novog sustava je MYJYSK i zamijenit će trenutačni intranet, JYSKnet. 

Danas u JYSKu postoje razni kanali za komuniciranje informacija i zadataka za trgovine, a svrha sustava MYJYSK potpuno je jasna:

„Naša je želja ovim novim sustavom eliminirati nekoliko različitih platformi putem kojih zaposlenici primaju informacije o zadacima, da bi im se olakšao posao u JYSKu. Cilj je imati samo jedan kanal za komuniciranje zadataka, a to je MYJYSK”, kaže Rass Skov, Head of Retail Operation (Voditelj radnji maloprodaje) u JYSKu.

Sustav je posebno osmišljen za pametne telefone koji se uvode u sve trgovine kao alat za upravljanje mnogobrojnim različitim zadacima u trgovinama JYSK. Istodobno, MYJYSK omogućuje pristup svim informacijama koje se sada nalaze na sustavu JYSKnet. 

Pruža veliku transparentnost

Sustav neće služiti samo optimiziranju komunikacije zadataka. MYJYSK trebao bi i ostatku organizacije omogućiti bolji pregled mnogobrojnih različitih zadataka u trgovinama.

MYJYSK će, na primjer, omogućiti uvid u to koliko zadataka ima u svakoj pojedinoj državi – od razine regije sve do razine trgovine. To znači da će biti moguće usporediti količinu zadataka od jedne države do druge da bi se utvrdilo je li radno opterećenje u nekim trgovinama preveliko.

„Primjena sustava MYJYSK trebala bi povećati broj obavljenih zadataka, što će pridonijeti još boljem izgledu trgovina i omogućiti više vremena za pružanje pomoći kupcima, jer će naše informacije biti lako dostupne i sigurno će doći do svakog zaposlenika”, kaže Rass Skov.

Povratne informacije u tren oka

JYSKovim zaposlenicima u sjedištu i u glavnim uredima pojedinih država sustav će također donijeti značajno poboljšanje jer osigurava veliku transparentnost u vezi sa zadacima koji se komuniciraju trgovinama. Time će se omogućiti uvid u to jesu li zadaci primljeni, shvaćeni i ispunjeni onako kako je predviđeno. MYJYSK omogućuje zaposlenicima da prate zadatke u sustavu i vide njihov status.

„Cilj je imati samo jedan kanal za komuniciranje zadataka, a to je MYJYSK.”
- Rass Skov, Head of Retail Operation u JYSKu.

„Danas je vrlo teško dati i primiti informacije o zadacima u vezi s našim trgovinama jer se one prenose verbalno, na primjer, District Manageru (regionalnom voditelju). Zbog toga može proći puno vremena prije nego što povratne informacije dođu do središnjeg ureda, ako ikada i dođu. U sustavu MYJYSK možete u tren oka pružiti povratne informacije u vezi sa zadacima i biti sigurni da su došle do prave osobe”, objašnjava Rass Skov.   

Rođen s pametnim telefonom

Očekuje se da će se tempo naše komunikacije u JYSKu općenito ubrzati. Novi sustav stvoren je za upotrebu na pametnom telefonu, pa zaposlenici u trgovini neće morati trošiti vrijeme sjedeći uz računalo. Sada mogu primiti i obaviti zadatke na mobitelu, gdje god se nalazili u trgovini.

„Sustav je vrlo intuitivan i jednostavan za upotrebu. Zato očekujemo da će predstavljanje sustava MYJYSK našim kolegama i obuka u vezi s njim zahtijevati minimalan napor”, kaže Ross Skov, koji je već primio pozitivne povratne informacije od kolega iz Norveške koji su počeli upotrebljavati sustav.     

Dugoročno gledano, sustav ne treba biti samo alat za upravljanje zadacima u trgovinama JYSK diljem svijeta, nego i intranet za cijelu tvrtku.

„Na taj način prikupljamo sve informacije za zaposlenike u istom sustavu, što će biti velika prednost”, kaže Rune Jungberg Pedersen, Communications & CSR Director (direktor komunikacija i korporativne društvene odgovornosti) u JYSKu.