SAO ger mer tid över för kunder

SAO – som står för ”semi-automated ordering” – har under det senaste året satts under lupp i ett ambassadörsprojekt. Resultatet har blivit att mer tid har frigjorts för kundservice.

Det är inte många som kan skriva ”ambassadör” på CV:t. Men sedan juli har 18 JYSK-medarbetare från olika länder kunnat kalla sig SAO-ambassadörer i ett nytt projekt som drivs av Inköp och Retail.

– Varje gång butiksmedarbetarna måste gå in och rätta till något i SAO går deras tid åt till det i stället för till något annat. Därför var det övergripande syftet att skapa mer förtroende för systemet, så att medarbetarna kan ägna mer tid åt kundservice, säger Jesper Frovin, Retail Process Coordinator hos Retail Nordic och en av de ansvariga för SAO-projektet.

Och projektet har redan gett goda resultat.

Det märks framför allt på SAO:s så kallade ”acceptance rate”, som sedan systemet infördes hos JYSK har legat på runt 75 procent. Om inga rättningar alls görs i systemet ligger den här siffran på 100 procent, så ju närmare 100 man kommer, desto bättre fungerar systemet.

– Det är verkligen imponerande att vi genom att ge ambassadörerna kunskap och motivation att förbättra användandet av SAO i sina respektive länder har kunnat få vår ”acceptance rate” att öka från 75 till 90 procent under september, berättar Christina Villadsen, som i egenskap av F&R Coordinator hos Inköp också har varit en central del av projektet.

Lärande och samtal på schemat

Enligt Christina är de goda resultaten framför allt ambassadörernas förtjänst. Projektet inleddes med att de deltog i en SAO-workshop i Budapest, där lärande och samtal stod på schemat.

Två av ambassadörerna är Pierre de Vos, Retail Store Supporter i Nederländerna och Belgien, och Petr Hruška, distriktschef i Tjeckien.

– Före workshoppen i Budapest hade jag bara grundläggande kunskaper, men numera har jag en helt ny förståelse både för hur systemet används och för de tekniska aspekterna. Dessutom hade vi ambassadörer flera konstruktiva samtal och väldigt trevliga stunder tillsammans. Jag fick höra en del om finska vintrar, fotboll i Ukraina och mat från Sverige, då jag bland annat fick bekräftat för mig att surströmming luktar illa, berättar Petr.

Större förtroende för SAO

Under workshoppen fick de nya ambassadörerna i uppgift att ta fram en implementeringsplan för hur de skulle kunna förbättra användandet av SAO i sina respektive länder. Därefter skulle den bästa planen utses.

– Det kändes bra att komma hem från Budapest med några nya verktyg och få använda dem i min implementeringsplan. Här har alla bara varit positiva inför det nya förhållningssättet till SAO. Jag använde mig till exempel av nyhetsbrev och Facebook-videor för att kommunicera om projektet till mina kollegor, och det har fungerat väldigt bra, säger Pierre.

Även Petr upplever att han har kunnat ta med sig sina kunskaper från workshoppen hem.

– Det har varit spännande att få implementera min egen plan, som enkelt uttryckt går ut på att vi ska bli bättre på att lita på SAO och låta systemet göra jobbet. Jag presenterade det nya förhållningssättet till SAO för mina kollegor, och ända sedan lanseringen har de varit positiva och engagerade i att förbättra vårt användande av systemet, berättar Petr, vars implementeringsplan var den som utsågs till den bästa på workshoppen.

En succé sedan dag ett

Pierre och Petr är överens om att huvudskälet till att projektet har blivit så framgångsrikt är att deras kollegor har varit så engagerade i att lära sig och förbättra sitt användande av SAO.

– Det har blivit en viktig del av mitt arbete att lära upp mina kollegor i hur de kan använda SAO på bästa sätt, och de vet att de alltid bara kan kontakta mig om de har några frågor. De har haft massor av frågor ända sen detta drog igång, och det ser jag bara som ett bevis på att även de är intresserade av projektet, säger Pierre.

Även Christina är imponerad av projektet, som har varit en succé sedan dag ett. Nu gläder hon sig över att projektet fortsätter även under det kommande räkenskapsåret.

– Det är inte varje dag vi ser nyckelpersoner gå hem från en workshop och lyfta sina respektive länder på det sätt som våra SAO-ambassadörer har gjort. Projektet har i slutändan lett fram till att mer tid har frigjorts för andra andra arbetsuppgifter i butikerna. Tid som man nu kan tillbringa tillsammans med kunderna, säger Christina.