Więcej czasu na obsługę klientów dzięki SAO

SAO – czyli system półautomatycznego zamawiania (semi-automated ordering) – w zeszłym roku stał się częścią projektu, dzięki któremu wygospodarowano więcej czasu dla klientów.

Niewielu może tytułować się ambasadorem w swoim CV. Od lipca osiemnastu pracowników JYSK z różnych krajów zostało ambasadorami SAO w projekcie kierowanym przez dział Purchasing oraz Retail.

– Za każdym razem gdy sklep zmieni coś w propozycji zamówienia w SAO, czas poświęcony na zmianę można by wykorzystać na inną czynność.  Dlatego głównym celem projektu było przywrócenie zaufania do systemu, aby pracownicy mieli więcej czasu na obsługę klienta – mówi Jesper Frovin, Retail Process Coordinator w Retail Nordic i jeden z pomysłodawców projektu SAO.

Projekt już przyczynił się do świetnych wyników, które widać w poziomie akceptacji zamówień SAO, i od momentu wprowadzenia SAO kształtuje się na poziomie 75%. Poziom akceptacji 100% oznacza, że nie wprowadzono żadnych zmian w propozycji zamówienia.

– We wrześniu ten poziom wzrósł z 75% do 90% i to robi wrażenie. Powyższy rozwój nie byłby możliwy, gdyby nie wiedza i motywacja ambasadorów, którą zdobyli na warsztatach w Budapeszcie. Celem warsztatów była poprawa funkcjonalności SAO w krajach – mówi Christina Villadsen, która jako F&R Coordinator w dziale Purchasing bierze również udział w projekcie.

Szkolenie i rozmowy częścią harmonogramu 

Dwóch z ambasadorów to Pierre de Vos, Retail Store Supporter w Holandii i Belgii oraz Petr Hruška, District Manager w Czechach.

– Przed warsztatami miałem tylko podstawową wiedzę o SAO. Po kilku lekcjach i dyskusjach uzyskałem wiedzę o tym, jak korzystać z SAO oraz poznałem system od technicznej strony. Ponadto mieliśmy trochę dyskusji, a poza tym świetnie się razem bawiliśmy. Dowiedziałem się o fińskiej zimie, o piłce nożnej na Ukrainie oraz o szwedzkim jedzeniu. Jeden z ambasadorów potwierdził, żesurströmming [kiszony śledź - przyp. tłum.] strasznie śmierdzi – mówi Petr.

Większe zaufanie do SAO

Podczas warsztatów ambasadorzy dostali zadania, w których musieli stworzyć plan wdrożenia optymalizacji korzystania z SAO w ich krajach. Później ogłoszono zwycięzcę najlepszego planu.

“Cieszę się, że zrozumiałem czym jest SAO i że mogę uruchomić mój plan wdrożeniowy. Wszyscy okazali dużo entuzjazmu i wspierali mnie w 100% w uruchomieniu planu. Wykorzystałem newslettery i filmy na Facebooku, aby przekazać wiedzę o systemie moim kolegom – zadziałało to bardzo dobrze – mówi Pierre.

Petr również wykorzystał wiedzę zdobytą w Budapeszcie w swojej pracy nad planem wdrożeniowym.

– Wdrożenie własnego planu było bardzo ekscytujące. Chodzi o to, abyśmy mieli większe zaufanie do SAO i pozwolili systemowi wykonać swoją robotę. Przedstawiłem moim kolegom nową postawę wobec SAO, a oni zareagowali pozytywnie i okazali duże chęci w ulepszeniu pracy z SAO – mówi Petr.

Sukces od samego początku

Pierre i Petr zgadzają się, że sukces projektu zależał głównie od ich kolegów, którzy oddali się w pełni do pracy z ulepszeniami SAO.

– Dzisiaj rola ambasadora SAO nabiera znaczenia w mojej pracy, gdy uczę kolegów jak w najlepszy sposób korzystać z SAO. Wiedzą, że zawsze mogą mnie pytać o system i robią to codziennie. Pokazuję mi to, że naprawdę interesują się projektem – mówi Pierre.

Christina jest pod dużym wrażeniem projektu, który od początku okazał się sukcesem. Teraz cieszy się, że projekt będzie kontynuowany przez kolejny rok.

– Nie zdarza się to często, że osoby wracają z warsztatów i od razu osiągają świetne wyniki, takie jak nasi ambasadorowie. Najważniejsze, że udało się im uwolnić czas w sklepach. Czas, który teraz można przeznaczyć na klientów – mówi Christina.